Mapeamento e Desenho de Processos

Mapeamento de processos é registrar como uma atividade acontece do início ao fim: etapas, responsáveis, sistemas, decisões e tempos. Passo a passo: 1) escolha o processo que mais dói; 2) reúna quem executa; 3) desenhe o fluxo como é hoje, sem maquiar; 4) marque esperas, retrabalhos e duplicidades; 5) desenhe como deve ser; 6) escreva o POP; 7) defina 2 indicadores e acompanhe. Comece por um processo, não pela empresa inteira.

Para fluxograma e BPMN, há modeladores gratuitos para instalar no computador e quadros colaborativos online com plano gratuito que bastam para uma PME. Para POPs, um documento compartilhado com modelo fixo resolve. O critério é simples: a equipe precisa conseguir abrir e editar depois que a consultoria for embora. Na Flow usamos ferramenta gratuita e entregamos os arquivos editáveis; a licença nunca fica com a gente.

Fluxograma, na maioria dos casos. BPMN é uma notação padronizada, útil quando o processo cruza várias áreas, tem muitas exceções ou vai ser automatizado em software de BPM; exige treinar quem lê. Para processos de PME, um fluxograma com raias (quem faz o quê) e símbolos básicos é mais lido e mais atualizado. Na Flow usamos BPMN simplificado só quando o processo vai virar automação.

Faça POPs curtos: 1 a 2 páginas por atividade, com objetivo, quem executa, passo a passo numerado, imagens das telas, o que fazer quando dá erro e um checklist final. Dê um dono e uma data de revisão a cada POP. Teste com uma pessoa que nunca fez a tarefa: se ela consegue executar só lendo, está bom. Manuais de 60 páginas não são lidos; procedimento curto e atualizado, sim.

Para uma PME, de 2 a 6 semanas para 3 a 8 processos, dependendo da disponibilidade da equipe para as oficinas. O custo de mercado varia muito: segundo levantamentos, consultorias cobram de R$ 70 a R$ 500 por hora, e projetos fechados para PME ficam entre R$ 3 mil e R$ 15 mil. Na Flow o preço é público, por pacote, e está nesta página.

Use a matriz GUT: dê nota de 1 a 5 para cada processo em gravidade (quanto custa o erro), urgência (quanto tempo dá para esperar) e tendência (está piorando?). Multiplique e ordene. Na prática, em PME o primeiro processo quase sempre é o que toca o cliente e o caixa ao mesmo tempo: venda e recebimento, pedido e entrega, atendimento e agendamento. Comece por um e termine.

Comece pelo que já acontece, não pelo ideal. Toda empresa tem processo; ele só não está escrito. Escolha a atividade que mais gera reclamação, sente com quem faz e desenhe o fluxo real em uma hora. Depois decida o mínimo a padronizar: quem faz, em qual sistema, qual o prazo e como se sabe que terminou. Escreva em 1 página, treine, acompanhe duas semanas e só então passe para o próximo processo.

Pelo contrário: pular o mapeamento é a principal causa de implantação de ERP que falha ou atrasa. Sem processo definido, o sistema é configurado para copiar a bagunça atual e a equipe volta para a planilha. Um mapeamento enxuto de 2 a 3 semanas antes da implantação define cadastros, fluxos de aprovação e quem faz o quê, e encurta a configuração. Na Flow os dois serviços podem ser contratados juntos.