Automação para distribuidora: o que mapear, o que automatizar e quanto custa

1. 01

   Pedido pelo WhatsApp direto no ERP

   O representante ou o cliente manda a lista; o bot confirma item por item com código, quantidade e preço daquele cliente, e grava o pedido no ERP. Item que não existe ou preço fora da tabela vai para uma pessoa aprovar. Precisa existir antes: cadastro de produtos com código e tabela de preço por cliente no ERP. Mede-se por pedidos digitados pelo escritório e por erros de item.

2. 02

   Bloqueio de crédito antes de faturar

   Pedido novo é conferido contra limite de crédito e títulos vencidos antes de ir para a separação; o que estoura vai para o financeiro liberar ou negar. Precisa existir antes: limite cadastrado por cliente e contas a receber no ERP. Mede-se por faturamento para cliente inadimplente.

3. 03

   Cobrança de boletos pelo WhatsApp

   Boleto enviado no faturamento, lembrete antes do vencimento, no dia e depois, com tom combinado; comprovante recebido para o financeiro conferir e lista diária do que está em aberto. Precisa existir antes: contas a receber no ERP e regra de juros em contrato ou nota. Mede-se por dias médios de atraso e por inadimplência acima de 30 dias.

4. 04

   Sugestão de compra e alerta de ruptura

   Com base no giro, no estoque e no prazo de cada fornecedor, o sistema lista o que vai faltar e o que está parado e sugere pedido de compra para o comprador revisar. Não compra sozinho. Precisa existir antes: seis meses de vendas limpas no ERP. Mede-se por rupturas em itens de giro e por capital parado.

5. 05

   Painel comercial e financeiro

   Faturamento, margem por cliente e por linha, inadimplência, positivação por vendedor e comissão, atualizado do ERP e olhado toda semana em reunião de 30 minutos. Precisa existir antes: custo cadastrado por produto e vendedor vinculado ao pedido. Mede-se por decisões tomadas com número em vez de por discussão.

6. 06

   Consulta de status para o cliente e para o vendedor

   Pelo WhatsApp, o cliente pergunta onde está o pedido ou pede segunda via do boleto e o agente responde consultando o ERP; o vendedor consulta estoque e preço antes de prometer. Precisa existir antes: pedidos com status atualizado e API no ERP. Mede-se por ligações para o escritório.

1. 01Semanas 1–2

   Imersão na operação

   Dois ou três dias na distribuidora: escritório, vendas, separação, expedição e financeiro. Como o pedido chega, onde redigita, quem decide preço e crédito. Inventário de ERP, planilhas e grupos de WhatsApp. Linha de partida: pedidos digitados, erros de item, atraso médio, rupturas.

2. 02Semanas 3–5

   Arrumar cadastro, preço e crédito no ERP

   Código único por produto, tabela de preço por cliente, limite de crédito, custo e vendedor vinculado. Regra de comissão escrita. Tributação (ST, regime) conferida com o contador antes de automatizar qualquer nota.

3. 03Semanas 6–8

   Pedido pelo WhatsApp e bloqueio de crédito

   Fluxo de bot integrado ao ERP para entrada de pedido com conferência de preço e crédito. Teste com dois representantes por uma semana antes de abrir para todos.

4. 04Semanas 9–11

   Cobrança e painel

   Régua de cobrança de boletos no WhatsApp. Painel comercial e financeiro com os indicadores definidos com o dono e reunião semanal de 30 minutos.

5. 05Semanas 12–13

   Medir e decidir

   Comparar com a linha de partida. Ajustar regras de desconto, crédito e tom de cobrança. Decidir se entram separação por rota, sugestão de compra e devolução registrada na entrega.

Distribuidora tem risco fiscal e de crédito antes de ter risco de tecnologia. Cada venda exige NF-e (Ajuste SINIEF 07/2005) e, em muitas linhas, substituição tributária conforme o Convênio ICMS 142/2018 e a legislação de cada estado; o regime da empresa (Simples Nacional pela Lei Complementar 123/2006, presumido ou real) muda o cálculo. Emissão de nota só é automatizada depois que a tributação por produto e por destino está certa no ERP, conferida pelo contador, que a Flow não substitui. Crédito: limite, prazo e regra de juros ficam escritos no cadastro ou no contrato antes de qualquer cobrança automática; o bot lembra e envia boleto, não negocia dívida. LGPD (Lei 13.709/2018): dados de cliente pessoa física e de contatos nas empresas clientes são dados pessoais; a base fica no ERP da distribuidora, não vai para modelo de IA sem necessidade e não sai com representante que deixa a empresa.

Fontes consultadas

1. Ajuste SINIEF 07/2005 (CONFAZ), institui a Nota Fiscal Eletrônica
2. Convênio ICMS 142/2018 (CONFAZ), regimes de substituição tributária
3. Lei Complementar 123/2006, Estatuto da Microempresa e Simples Nacional
4. Lei 13.709/2018 (LGPD), texto oficial